[Mise à jour du 13 mars : ce message a été largement relayé et nous avons trouvé un nouveau secrétaire, merci pour votre aide.]
Bonjour à toutes et tous,
Nous sommes à la recherche urgente d’une nouvelle ou d’un nouveau secrétaire, merci de faire passer ce message et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !
Missions principales
Elle ou il sera en charge du secrétariat avec toute la partie administrative et gestion de la facturation ainsi que la comptabilité. Les activités se répartissent de janvier à décembre avec un pic de la charge de travail entre avril et fin octobre (le club est ouvert au public durant cette période uniquement). La ou le secrétaire du Tennis Club Lutry fait partie du Comité et participe à toutes les décisions et projets. Elle ou lui est rémunéré(e).
Accueil
Réception téléphonique à certaines heures et uniquement certains jours
Prise en charge du courrier électronique et physique. Gestion de la distribution interne.
Gestion du planning des permanences (en collaboration avec le Comité)
Secrétariat
Mise à jour des données des membres (adresses, téléphones, e-mail, etc.)
Licences auprès de Swiss Tennis
Courriers aux membres pour les envois de la facturation ou information générale
Réunion avec le Comité, rédaction et distribution du PV (une fois par mois)
Gestion des membres au travers de deux outils informatiques (PC)
Gestion des règlements des cotisations
Relance auprès des membres en collaboration avec le Trésorier
Comptabilité
Saisie des pièces dans Cresus
Bouclements en collaboration avec le Trésorier
École de tennis
Envoi des inscriptions et factures sur la base du décompte du responsable cours
Gestion du planning de l’école avec l’enseignant professionnel
Gestion de tous les documents administratifs nécessaires à l’inscription à l’école de tennis
Gestions des règlements
Relance auprès des parents
Tournois (deux par année)
Gestion des inscriptions pour les adultes et les jeunes
Gestion des certificats médicaux et des annulations
Gestions des règlements
Relance auprès des participants
Profil souhaité
Elle ou il est détendeur d’une qualification professionnelle ou suit des études lui permettant d’assurer le secrétariat
Elle ou il a un permis de conduire et dispose d’un véhicule
Elle ou il possède la maîtrise des outils informatiques et a, si possible, son propre ordinateur
Elle ou il est capable de s’adapter à la diversité des publics et des interlocuteurs
Idéalement, l’Anglais serait un plus
Libre dès que possible
Temps et lieu de travail, salaire
Lors de la saison haute (avril à octobre), entre 20 et 30 heures par mois
Lors de la saison basse (novembre à mars), entre 5 et 15 heures par mois
Les horaires de travail sont à définir avec le Comité mais aucune obligation de présence sur place à l’exception de quelques évènements incontournables
Salaire horaire déclaré
Le club offre
L’intégration à une équipe dynamique, conviviale et munie d’un excellent esprit de collaboration
L’inscription et la cotisation annuelle au Tennis Club Lutry
Une situation géographique exceptionnelle et une belle sortie une fois par an
Merci d’envoyer votre CV avec un courriel de motivation à l’adresse email du club :
info@tc-lutry.ch